Contoh Format Administrasi Kepala Sekolah yang Benar dan Penjelasannya

Menjadi kepala sekolah memang tidak mudah. Sebab selain masih memegang peran sebagai seorang pendidik, ia juga memegang peran manajerial yang berkaitan dengan administrasi pendidikan. Peran administrasi kepala sekolah memiliki landasan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 15 Tahun 2018. 

Dalam Permendikbud tersebut, disebutkan kepala sekolah adalah guru yang bertugas memimpin dan mengelola sebuah unit pendidikan. Posisi ini memiliki peran manajerial, kewirausahaan, supervisi guru dan tenaga kependidikan.

Sebagai salah satu pokok tugas jabatan formal di dunia pendidikan, tugas administrasi kepala sekolah harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Ini menjadi bukti kepala sekolah bertanggung jawab terhadap atasannya (Dinas Pendidikan/Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan), para guru dan staf, serta para siswa.

Berdasarkan fungsinya posisinya, tugas administrasi kepala sekolah dapat dibagi menjadi empat, yakni:

1. Manajerial

Kepala sekolah dituntut untuk mampu dan juga handal dalam mengatur setiap kegiatan yang berada di lingkungan sekolah, serta segala sesuatu yang berkaitan erat dengan kebutuhan sekolah. Banyak penelitian menunjukan bahwa fungsi manajerial kepala sekolah memiliki pengaruh positif terhadap kegiatan dan perangkat sekolah.

2. Perencanaan

Kepala sekolah dituntut mampu membuat dan menyusun perencanaan, baik yang berkaitan dengan kegiatan belajar mengajar, pelatihan guru dan staf, serta berbagai perencanaan lainnya. Ketika kepala sekolah tidak mampu menjalankan perencanaan dengan baik, maka akan mengakibatkan aktivitas di sekolah terganggu, yang pada akhirnya akan berdampak buruk terhadap sekolah dan peserta didik.

Baca Juga: Sekolah Ramah Anak Sebagai Pilihan Ideal dan Aman untuk Belajar Anak

3. Pengawasan

Kepala sekolah harus mengawasi setiap kegiatan sekolah yang dilakukan di lingkungan sekolah maupun kegiatan ekstrakurikuler di luar lingkungan sekolah yang membawa nama baik sekolah. Dalam menjalankan fungsi pengawasan ini, kepala sekolah dituntut untuk objektif dan juga adil, baik dalam hal pemberian hukuman, sanksi, atau reward.

4. Supporting

Selain mengelola, merencanakan kegiatan dan mengawasi kegiatan sekolah, seorang kepala sekolah juga dituntut memiliki fungsi dukungan bagi setiap perangkatnya. Dukungan di sini bisa dalam bentuk keberadaannya yang bisa menggantikan guru yang tengah berhalangan, membantu mengawasi kegiatan ekstrakurikuler di tempat. Untuk melaksanakan fungsi dukungan dengan baik, seorang kepala sekolah harus memiliki jiwa sosial yang tinggi.

Dalam menjalankan tugas administrasi kepala sekolah, seseorang harus mampu berlaku adil terhadap orang-orang yang menjadi bawahannya, sehingga tidak terjadi diskriminasi. Sebaliknya, kepala sekolah harus mampu menciptakan semangat kebersamaan antara guru, staf, dan para siswa.

Tugas administrasi kepala sekolah tergolong penting, karena posisi ini merupakan administrator pendidikan. Jika kepala sekolah tidak menguasai administrasi pendidikan di sekolah, sekolah yang dipimpinnya tidak berjalan lancar apalagi mencapai tujuan yang diharapkan. Oleh karena itu, agar tujuan pendidikan tercapai dengan baik, kepala sekolah harus memahami administrasi sekolah dan menjalankannya.

Baca Juga: 7 Cara Terbaik untuk Mempromosikan Sekolah Anda

Jenis Tugas Administrasi Kepala Sekolah

Berdasarkan peran dan fungsi posisinya, tugas administrasi kepala sekolah dapat dibagi menjadi lima, antara lain:

• Pengajaran
• Kesiswaan
• Kepegawaian
• Keuangan
• Perlengkapan

Tujuan penyusunan lima tugas administrasi kepala sekolah ini adalah, untuk menjabarkan secara operasional kegiatan administrasi pendidikan yang tercantum dalam buku pedoman administrasi dan supervisi. Kemudian, dapat menjadi pegangan bagi guru dan perangkat sekolah, serta untuk menyeragamkan sistem pembinaan administrasi sekolah.

Lima pokok tugas administrasi kepala sekolah ini juga berfungsi untuk mengkoordinasikan seluruh elemen di lingkungan sekolah. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk itu, dalam menjalankan lima tugas administrasi kepala sekolah ini selain kemampuan manajerial juga dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik.

Jika dijabarkan lebih lanjut, bentuk tugas administrasi kepala sekolah adalah sebagai berikut:

1. Pengajaran

• Pembagian tugas mengajar untuk guru
• Pemeriksaan persiapan mengajar
• Jurnal penyelesaian kasus di sekolah
• Jurnal/Buku tentang hubungan kemasyarakatan
• Persiapan mengajar
• Program bimbingan
• Jurnal/Buku pencapaian target dan daya serap kurikulum
• Daftar penyerahan nilai hasil belajar
• Buku kunjungan pengawas ke sekolah
• Notulensi rapat guru atau rapat komite sekolah
• Buku ekspedisi
• Buku tamu umum
• Buku tamu khusus
• Buku supervisi

2. Kesiswaan

• Formulir pendaftaran siswa baru
• Buku calon peserta didik baru
• Buku peserta didik baru
• Daftar nama siswa
• Papan absen siswa
• Rekapitulasi absensi harian siswa
• Rekap mutasi siswa
• Buku kenaikan kelas
• Buku prestasi siswa akademik/non-akademik

3. Kepegawaian

• Catatan penilaian pegawai
• Jurnal/Buku diklat atau penataran
• Buku penghargaan
• Buku seminar/lokakarya
• Buku izin keluar pegawai/guru
• Buku piket

4. Keuangan

• Jurnal kas umum
• Jurnal kas pembantu
• Rencana pelaksanaan pembelajaran
• Surat permohonan pindah sekolah
• Surat keterangan pindah sekolah
• Surat keterangan siswa pindahan

5. Perlengkapan

Tugas administrasi kepala sekolah di bidang perlengkapan ini mencakup penyusunan buku atau daftar inventaris barang yang menjadi kebutuhan sekolah. Ini mencakup barang untuk kebutuhan kegiatan belajar-mengajar dan kegiatan ekstrakurikuler, serta kegiatan pendukung lainnya.

Baca Juga: Hal yang Harus Disiapkan Guru dan Sekolah untuk Menyambut Generasi Alpha

Patut diingat, keseluruhan tugas administrasi kepala sekolah ini tidak seluruhnya dijalankan oleh satu orang, yakni kepala sekolah. Mengingat fungsi manajerialnya, tugas-tugas administrasi ini dapat didelegasikan ke perangkat sekolah. Misalnya, di bidang kesiswaan, kepegawaian dan keuangan, tugas dapat dijalankan oleh Bagian Tata Usaha Sekolah.

Di bidang kepegawaian, kepala sekolah tidak hanya menjalankan peran supervisi atas dokumen-dokumen administrasi saja. Melainkan juga menjalankan fungsi sebagai evaluator, melalui catatan penilaian pegawai (guru dan staf). Dari evaluasi ini, dapat diketahui apa saja kompetensi guru yang perlu diperbaiki dan bisa dikembangkan.

Tugas administrasi kepala sekolah yang dimaksud adalah mengawasi dan mengarahkan. Seorang kepala sekolah sebagai pemimpin juga bertanggung jawab apabila ada kesalahan dalam pelaksanaan tugas-tugas administrasi yang berkaitan dengan sekolah. Dalam tugasnya, kepala sekolah juga dibantu oleh wakil kepala sekolah, yang juga mengemban tugas administrasi (selain sebagai pendidik tentunya).

Meski demikian, tugas administrasi kepala sekolah yang telah disebutkan ini bukan menjadi patokan utama. Jika seseorang mampu menjalankan tugas administrasi kepala sekolah, ia tidak otomatis menjadi pemimpin, karena baru menjalankan salah satu fungsi kepala sekolah, yakni sebagai administrator.

Selain menjalankan tugas administrasi kepala sekolah, orang yang ditunjuk untuk memimpin sekolah juga berperan sebagai katalisator. Dalam menjalankan peran ini, seseorang dituntut mampu membangkitkan dan menggerakkan semangat guru, staf, dan siswa dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Contoh Tugas Administrasi Kepala Sekolah

Berikut ini contoh formulir atau jurnal yang menggambarkan tugas administrasi kepala sekolah:

Berikut ini contoh lembaran tugas administrasi kepala sekolah di bidang perencanaan pengajaran. Melalui lembar isian seperti ini, pembagian kerja di sekolah akan lebih teratur, serta lebih mudah bagi kepala sekolah untuk memantau para guru yang bertugas.

Ini merupakan contoh lembar isian untuk buku/jurnal kas yang masuk dalam tugas administrasi kepala sekolah di bidang keuangan. Pengisiannya tidak selalu dilakukan sendiri oleh kepala sekolah, melainkan bisa oleh bagian keuangan. Namun, kepala sekolah wajib mengetahuinya dan memeriksa, sehingga bisa memastikan tidak ada penyimpangan atas dana sekolah.